تهران-ایسکانیوز: دکتر صحافی از دیجیتالی شدن ارتباط واحدهای دانشگاه آزاد اسلامی با سازمان مرکزی تا پایان سال خبر داد.

کارگاه دو روزه آموزشی و اجرایی اتصال به نظام یکپارچه سازی مکاتبات اداری در محل ساختمان فرهیختگان سازمان مرکزی دانشگاه آزاد در حال برگزاری است.

دکتر صحافی، مدیر کل فناوری اطلاعات و ارتباطات دانشگاه آزاد اسلامی در این کارگاه خبر داد که براساس مصوبه شورای راهبردی فناوری اطلاعات دانشگاه آزاد اسلامی، نرم افزار اتوماسیون اداری برای گردش مکاتبات در واحدهای دانشگاهی مورد استفاده قرار می گیرد. در همین راستا دانشگاه آزاد اسلامی، زیرساخت لازم برای این ارتباط را با توجه به پروتکل مورد توافق دبیرخانه سازمان مرکزی یعنی ECE فراهم کرده است.

وی افزود: «در حال حاضر، در استان آذربایجان شرقی ارتباط بیش از 45 واحد دانشگاهی از این طریق به شکل پایلوت برقرار شده و مشکلات فنی و اجرایی این اتوماسیون با توجه به پایلوتی که انجام شده، قابل رصد شده است».

وی همچنین گفت: «در این مرحله، در قالب چهار کارگاه آموزشی و اجرایی مجزا، با تقسیم بندی واحدها به شکل استانی از مسئولان اتوماسیون اداری دعوت کردیم تا با حضور در این کارگاه، هم آموزش لازم را به منظور ارسال الکترونیکی نامه ها ببینند و هم در قالب یک کارگاه علمی، تنظیمات لازم برای اتصال به سازمان مرکزی به شکل الکترونیک و تبادل نامه به شکل غیر فیزیکی را انجام دهیم».

وی افزود: از هر واحد دانشگاهی دو نفر در این کارگاه شرکت خواهند کرد؛ یکی مدیر فناوری اطلاعات و ارتباطات به عنوان راهبر فنی سیستم و دیگری رئیس دبیرخانه مرکزی دانشگاه به عنوان کاربران سیستم.

صحافی گفت: «زمانی که این طرح اجرایی شود، دیگر ارسال فیزیکی نامه ها انجام نخواهد شد؛ مگر نامه های خاصی که در شیوه نامه این طرح قید شده است. به طور مثال، نامه هایی که پیوستی بیش از 30 صفحه داشته باشد، نیاز به ارسال اصل سند نیز وجود دارد».

وی در مورد جامعه هدف کارگاه آموزشی و اجرایی اتصال به نظام یکپارچه کردن مکاتبات اداری گفت: «جامعه هدف کارگاه دو روزه، 250 واحد دانشگاهی و مرکز آموزشی و دبیرخانه استانی بوده که از نرم افزار رایورز استفاده می کنند و قرار است اتصالشان به سیستم اتوماسیون اداره مرکزی که شرکت دیگری به نام چارگون تامین کرده، برقرار شود».

صحافی گفت: «در ارتباط با اتصال با سایر سیستم ها با شرکت هایی که شورا قبلا مجوزشان را صادر کرده بود، هماهنگی لازم انجام شده که طی برنامه زمان بندی، طی حداکثر 10 روز آینده با انجام تنظیمات لازم به این سیستم خواهند پیوست».

وی با اشاره به اینکه این سیستم قبلا توسط کارشناسان خبره مورد آزمایش فنی قرار گرفته است، گفت: «قبل از اجلاس، از کارشناسان خبره فناوری اطلاعات و ارتباطات برخی از استان ها که در توسعه و پشتیبانی نرم افزارهای دیگر همکاری داشتند، مثل نرم افزار آموزش و شهریه (سیدا) دعوت کردیم با برگزاری یک کارگاه عملی، آموزش های لازم را ببینند و امروز در بخش عملی کارگاه به عنوان همکاران ما حضور پیدا کرده اند و بعدا واحدها با توجه به نزدیکی مسافتی که با واحدها خواهند داشت، کار راه اندازی این سیستم اتوماسیون را پیگیری می کنند».

دکتر صحافی در مورد فازهای اجرایی شدن این سیستم اتوماسیون گفت: «در این فاز، ارتباط سازمان مرکزی با واحدهای دانشگاه و برعکس برقرار خواهد شد. البته در استان هایی همانند استان آذربایجان شرقی علاوه بر ارتباط 49 واحد دانشگاهی، مراکز آموزشی استان و دبیرخانه استان نیز به هم متصل شده اند. در واقع، در فاز اول، واحدهای دانشگاهی با سازمان مرکزی و در مراحل بعدی سایر واحدها با یکدیگر یکپارچه خواهند شد».

به گفته وی، کارگاه طوری تنظیم شده که اجرای کامل گردش مکاتبات الکترونیک در سطح واحدها آموزش داده شود و اگر واحدی فقط دبیرخانه دارد که کار ثبت نامه ها را انجام می دهد، بتواند باز هم نامه اش را از سازمان مرکزی به شکل الکترونیکی دریافت یا ارسال کند.

زمان بندی اجرای طرح

به گفته دکتر صحافی، قبل از عید، ارتباط واحدها با سازمان مرکزی و برعکس را برقرار می کنیم و ارتباط میان واحدهای دانشگاهی، با توجه به زمان یادگیری از اوائل اردیبهشت در عرض یک هفته قابل اجراست.

فازهای اجرایی

وی افزود: «بعد از آموزش دو روزه در این کارگاه، از روز شنبه آینده واحدها باید به غیر از ارسال نامه های پستی، نامه ها را به صورت ECE یا الکترونیک نیز ارسال کنند اما بعد از صدور بخش نامه -که به زودی صادر خواهد شد- به غیر از مواردی که لازم است فیزیکی ارسال شود، دبیرخانه سازمان مرکزی اقدام به ارسال نامه ها فقط به صورت الکترونیکی خواهد کرد».

مزایای اتوماسیون اداری یکپارچه

صحافی در مورد مزایای اجرای طرح اتوماسیون یکپارچه گفت: «با اجرای این طرح، هزینه ارسال مراسلات و پرینتر و کاغذ کاهش چشمگیری خواهند یافت و از همه مهم تر، نامه ها دیگر درگیر پست نمی شوند و تاخیر زمانی ندارند. در واقع نامه ها همانند سیستم پست الکترونیکی قطعا همان روز به مقصد خواهند رسید».

به گفته وی، علاوه بر کاهش هزینه ها، کار دبیرخانه ها نیز بسیار کم شده و ترافیک کاری آنها کاهش خواهد یافت.