به گزارش خبرنگار گروه دانشگاه ایسکانیوز، مسیر پیگیری امور اداری دانشجویان دانشگاه آزاد اسلامی در سال گذشته وارد مرحله تازه‌ای شد؛ مسیری که با استقرار طرح «حامی» در واحدهای دانشگاهی، از یک خدمت اداری به بستری برای پایش و اصلاح فرایندهای دانشگاه تبدیل شده است.

خبرنگار ایسکانیوز در گفت‌وگو با فربد رزازی، معاون باشگاه پژوهشگران جوان و نخبگان دانشگاه آزاد اسلامی از برنامه‌های جدید برای توسعه سامانه، شناسایی گلوگاه‌های اداری و حرکت به سمت کارسنجی کارکنان سخن گفته‌است که در ادامه می‌خوانید.

«طرح حامی» دیگر برای دانشجویان یک مسیر ناشناخته نیست

رزازی در پاسخ به اینکه وضعیت استقرار طرح «حامی» در واحدهای دانشگاهی چگونه است، گفت: خوشبختانه در سال گذشته استقرار طرح حامی در واحدهای دانشگاهی کشور به خوبی انجام شد. در نتیجه، معاونان باشگاه، ساختار اداری دانشگاه و همچنین دانشجویانی که از سال گذشته در دانشگاه حضور داشتند، با این فضا آشنا شدند.

وی با بیان اینکه بخشی از برنامه‌های عمومی دانشگاه نیز از این مسیر عبور کرده است، افزود: برنامه‌هایی مانند طرح تعاون، دفاع‌های پایان‌ترم، کارآموزی و معرفی دانشجویان به صنایع از مسیر حامی انجام شده است. بنابراین این مسیر برای دانشجویان تقریبا به عنوان یک مسیر اداری شناخته‌شده شکل گرفته و خود دانشجویان نیز با آن آشنایی دارند.

معاون باشگاه پژوهشگران جوان و نخبگان دانشگاه آزاد اسلامی در ادامه بیان کرد: بخش مهمی از کار برای معرفی حامی انجام شده است. کاری که اکنون باید به صورت جدی دنبال شود، معرفی این طرح به دانشجویان جدید است تا آنها نیز با فضای رسیدگی به درخواست‌های اداری و دانشجویی آشنا شوند. این آشنایی در جشن آغاز تحصیل دانشجویان جدید صورت می‌گیرد و معرفی طرح در سراسر دانشگاه آزادهای کشور دنبال می‌شود.

تمام درخواست‌های دانشجویی در مسیر سامانه

وی با اشاره به برنامه‌های جدید طرح حامی گفت: یکی از برنامه‌های جدید، انتقال کلیه درخواست‌های دانشجویی برای ثبت در سامانه حامی است تا حتی‌الامکان رسیدگی‌ها نیز از همین مسیر انجام شود.

رزازی در ادامه توضیح داد: توسعه‌هایی نیز در سامانه انجام شده است که امکان کارسنجی برای همکاران اداری و حامیان را به صورت انعطاف‌پذیر فراهم می‌کند. فاز نخست این توسعه در ابتدای مرداد مستقر شد و به دنبال آن، امکان ارائه گزارش‌های بهتر از وضعیت درخواست‌های دانشجویی فراهم شد و سیستم نیز منسجم‌تر شده‌است.

وی با بیان اینکه زیرساخت سامانه نیز مورد بازنگری قرار گرفته است، گفت: زیرساخت سیستم تغییر کرد تا امکان دسترسی به هر یک از درخواست‌ها در سامانه، با شیوه‌ای مناسب‌تر و از طریق جست‌وجو فراهم شود. همچنین می‌توان درخواست‌های هر دانشجو را به صورت تجمیع‌شده مشاهده کرد.

معاون باشگاه پژوهشگران جوان و نخبگان دانشگاه آزاد اسلامی افزود: به تازگی اقداماتی نیز انجام شده است تا امکان گزارش‌گیری بر اساس نوع درخواست‌ها فراهم شود. سامانه همچنان در حال توسعه است و این روند ادامه خواهد داشت.

سامانه «واثق» برای اصالت‌سنجی مکاتبات

رزازی درباره یکی دیگر از سامانه‌های مرتبط با این فرایند گفت: در کنار این سامانه، سامانه دیگری نیز در واحدهای مختلف به شکل‌های متفاوت در حال شکل‌گیری است. موضوع این سامانه، استعلام و اصالت‌سنجی نامه‌هایی است که برای خارج از دانشگاه از طریق ایمیل برای دانشجویان ارسال می‌شود.

وی ادامه داد: این نامه‌ها باید در یک بستر مشخص ثبت شوند تا ذی‌نفع بیرونی، اعم از شرکت، موسسه یا هر نهاد دولتی، بتواند اصالت آنها را بررسی کند. این بررسی با استفاده از کد یا بارکد دوبعدی و همان QR Code درج‌شده روی مستند یا نامه امکان‌پذیر خواهد بود.

رزازی اظهار کرد: سامانه «واثق» برای همین منظور آماده شده است. علاوه بر آن، واحدهای مختلف نیز مسیرهای مشابهی را ایجاد کرده‌اند تا این فرایند با سهولت بیشتری انجام شود.

گام دوم؛ شناسایی گلوگاه‌های اداری

وی با اشاره به برنامه سال جدید گفت: امسال گام دوم طرح تحول اداری در حوزه رسیدگی به درخواست‌های دانشجویان را دنبال خواهیم کرد. در این مرحله، موضوع اصلی، بررسی فرایندهای اداری دانشگاه توسط خود واحدهای دانشگاهی است.

معاون باشگاه پژوهشگران جوان و نخبگان دانشگاه آزاد اسلامی ادامه داد: اکنون که ابزار لازم در اختیار واحدها قرار گرفته است، این امکان وجود دارد تا بررسی شود در کدام بخش دچار مشکل شده یا چه مدارکی برای آن مورد نیاز است که دانشجو در اختیار دانشگاه قرار نداده است. به این ترتیب، گلوگاه‌ها شناسایی می‌شوند و می‌توان با استفاده از این ابزار مدیریتی، برای روان‌سازی روند اداری اقدام کرد.

وی در ادامه با قدردانی از مجموعه همکاران این طرح گفت: سال گذشته سال پرکاری برای همکاران ما در باشگاه‌های سراسر کشور بود. همچنین همه بخش‌های دانشگاه با موضوع حامی همکاری کردند. از همه این عزیزان بسیار سپاسگزارم و قدردان همه کسانی هستم که باعث شدند این فرایند تحول اداری در حوزه درخواست‌های دانشجویی را به خوبی پیش ببریم.

کارسنجی کارکنان اداری در دستور کار

رزازی در پاسخ به اینکه آیا امسال برای نخستین‌بار اقدام مشخصی در حوزه مهندسی درخواست‌ها انجام خواهد شد، گفت: بستر لازم برای کارسنجی کارکنان اداری فراهم شده است و امیدواریم اجرای آن در سال جدید انجام شود. ما از سال گذشته زمان‌سنجی رسیدگی به درخواست‌ها را مد نظر قرار دادیم و در ارزیابی همکاران حامی نیز تجربیاتی در این زمینه به دست آوردیم، اما اکنون می‌توانیم این موضوع را به سمت کلیه کارکنان اداری ببریم.

معاون باشگاه پژوهشگران جوان و نخبگان دانشگاه آزاد اسلامی اظهار کرد: این مورد یک گام مهم مدیریتی برای سنجش رفتار اداری دانشگاه آزاد اسلامی به عنوان یک سازمان یادگیرنده است. اینکه بدانیم فرایندهای اداری در کدام بخش چگونه انجام می‌شوند و چه میزان زمان برای آنها صرف می‌شود، می‌تواند اطلاعات مهمی برای مدیریت و اصلاح فرایندها در اختیار دانشگاه قرار دهد.

پایش همه واحدهای دانشگاه آزاد

وی در پاسخ به اینکه اجرای این طرح در کدام واحدهای دانشگاه آزاد اسلامی انجام می‌شود، گفت: ما در حال حاضر کل دانشگاه آزاد اسلامی را پایش می‌کنیم و خوشبختانه این فرایندها اکنون در همه واحدهای دانشگاهی جاری شده است.

رزازی افزود: این روند در همه استان‌ها دنبال می‌شود و به‌خصوص واحدهای بزرگ‌تر در این زمینه پیشگام هستند. اتفاقا عمده جمعیت دانشجویی ما نیز در همین واحدها متمرکز است؛ بنابراین پوشش دانشجویی این طرح بسیار گسترده است.

ثبت بیش از یک میلیون و ۸۰۰ هزار درخواست

معاون باشگاه پژوهشگران جوان و نخبگان دانشگاه آزاد اسلامی درباره میزان استفاده دانشجویان از این سامانه گفت: میزان نفوذ دانشجویی ما، یعنی نسبت تعداد درخواست‌ها به تعداد دانشجویان، اکنون بالای ۱۰۰ درصد و حدود ۱۸۰ درصد است.

وی توضیح داد: به طور متوسط، در سال گذشته هر دانشجو ۱.۸ درخواست برای دانشگاه خود ارسال کرده و پاسخ گرفته است.

رزازی با اشاره به میزان درخواست‌های باقی‌مانده در سامانه اظهار کرد: میزان عدم پاسخ‌گویی ما، یعنی درخواست‌هایی که هنوز در جریان هستند یا هنوز به آنها رسیدگی نشده است، کمتر از نیم درصد است. این تازه ترین آماری است که عرض می‌کنم و نشان می‌دهد درخواست پاسخ‌داده‌نشده قابل توجهی در کشور وجود ندارد.

وی افزود: مجموع درخواست‌هایی که تاکنون دریافت کرده‌ایم نیز در حال حاضر فراتر از یک میلیون و ۸۰۰ هزار درخواست است.

طرح حامی؛ یک ابزار پدافند غیرعامل برای دانشگاه

رزازی با تاکید بر نقش این سامانه در شرایط خاص افزود: حامی یک ابزار جدی پدافند غیرعامل است؛ یعنی در شرایطی که دانشگاه به صورت حضوری امکان ادامه فعالیت نداشته باشد، این بستر می‌تواند روند امور اداری دانشجویان را حفظ کند.

معاون باشگاه پژوهشگران جوان و نخبگان دانشگاه آزاد اسلامی ادامه داد: حامی واقعا کارایی خود را در شرایط جنگ، ناپایداری‌های اجتماعی و شرایط مختلفی که کشور ما در سال گذشته تجربه کرد، نشان داد. حتی زمانی که دانشگاه به صورت مجازی فعالیت می‌کرد، کارهای اداری دانشجویان در جریان بود.

تجربه موفق «طرح تعاون امتحان»

رزازی با اشاره به اجرای طرح تعاون امتحان گفت: طرح تعاون امتحان که در خرداد و شهریور دنبال شد، نمونه روشنی از کارکرد این سامانه بود. هدف این بود که دانشجویان برای شرکت در امتحان مجبور به جابه‌جایی در کشور نباشند و بتوانند در واحد محل زندگی خود، به جای واحد محل تحصیل، امتحان بدهند.

وی افزود: تمام درخواست‌های مربوط به این موضوع از همین مسیر ثبت و پیگیری شد. این اقدام یک گام بسیار بزرگ برای حل مشکلات جابه‌جایی دانشجویان در کشور با توجه به شرایط موجود بود.

رزازی تاکید کرد: این طرح نتیجه یک همکاری موفق میان حوزه باشگاه که مجری طرح حامی بود، معاونت‌های موضوعی و معاونت‌های آموزشی واحدها بود. همه این بخش‌ها بسیار هم‌راستا با یکدیگر این طرح را اجرا کردند.

عضویت در حامی خودکار است

وی در پاسخ به اینکه دانشجویان برای ثبت درخواست در سامانه چه فرایندی را باید طی کنند و آیا عضویت خاصی لازم است، گفت: زمانی که دانشجویان ثبت‌نام می‌کنند و در سامانه آموزشیار صاحب حساب کاربری می‌شوند، به صورت خودکار، هر شب افرادی که در همان روز صاحب حساب شده‌اند، پیشخوان درخواست‌های دانشجویی خود را دریافت می‌کنند.

رزازی ادامه داد: ایمیل دانشجویی نیز به صورت خودکار برای دانشجو ایجاد می‌شود و پیشخوان درخواست‌های دانشجویی نیز به صورت خودکار در اختیار او قرار می‌گیرد. بنابراین دانشجو برای استفاده از این خدمت نیازی به عضویت جداگانه ندارد. اگر به هر دلیلی پیشخوان یا ایمیل دانشجویی برای فردی فعال نشود، دانشجو می‌تواند به باشگاه واحد محل تحصیل خود مراجعه کند تا موضوع پیگیری شود. البته در حال حاضر تعداد چنین مواردی بسیار کم است، زیرا تقریبا همه فرایندها به صورت خودکار انجام می‌شود.

معاون باشگاه پژوهشگران جوان و نخبگان دانشگاه آزاد اسلامی اظهار کرد: دانشجویان به صورت خودکار عضو این سامانه هستند. این موضوع در واقع بخشی از حقوق دانشجو است که یک کارتابل اداری در اختیار داشته باشد و دانشگاه نیز این امکان را برای او فراهم می‌کند.

رزازی گفت: اگر مشکلی ایجاد شود، باشگاه واحد دانشگاهی موضوع را از طریق ستاد مرکزی باشگاه پیگیری می‌کند. دانشجویان همچنین می‌توانند با پشتیبانی سامانه که شماره‌های تماس آن در سامانه درج شده است، تماس بگیرند و موضوع خود را پیگیری کنند.

هر درخواست دانشجویی قابل ثبت است

رزازی در پاسخ به اینکه دانشجویان چه نوع فعالیت‌ها و درخواست‌هایی را می‌توانند از طریق طرح حامی پیگیری کنند، گفت: مبنای طرح حامی این است که هر درخواستی بتواند در این سیستم ثبت شود. حتی اگر موضوع ساده‌ای مانند خرابی تخته کلاس وجود داشته باشد، دانشجو می‌تواند درخواست خود را در سامانه ثبت کند.

معاون باشگاه پژوهشگران جوان و نخبگان دانشگاه آزاد اسلامی گفت: واحدهای دانشگاهی و معاونت‌های استانی باشگاه، تعدادی از درخواست‌های متواتر و پرتکرار را شناسایی کرده‌اند و آنها را در قالب یک فهرست قرار داده‌اند تا دانشجو بتواند درخواست خود را از میان آنها انتخاب کند.

وی با اشاره به میزان پوشش این دسته‌بندی‌ها گفت: درخواست‌هایی که همکاران ما در سراسر کشور در فهرست قرار داده‌اند پوششی بالای ۹۵ درصد ایجاد کرده است.

چرا درخواست‌ها از قبل دسته‌بندی شده‌اند؟

رزازی درباره منطق دسته‌بندی درخواست‌ها اظهار کرد: درخواست‌هایی که در فهرست قرار گرفته‌اند، همان درخواست‌های پرتکراری هستند که دانشجویان بیشتر با آنها مواجه می‌شوند. عنوان‌ها نیز تا حد امکان عمومی انتخاب شده‌اند تا بتوانند طیف گسترده‌ای از موضوعات را پوشش دهند.

وی افزود: برای مثال، یکی از عناوین «امور مربوط به ثبت‌نام» است، عنوان دیگر «امور پژوهشی دانشجویان تحصیلات تکمیلی» و عنوان دیگری نیز «طرح تعاون امتحان» است. بنابراین عنوان‌ها به گونه‌ای انتخاب شده‌اند که نیازهای اصلی دانشجویان را پوشش دهند.

رزازی در پایان درباره علت انتخاب عناوین از پیش تعیین‌شده توضیح داد: اینکه ما عناوین درخواست‌ها را از پیش انتخاب می‌کنیم، به دلیل امکان گزارش‌گیری و مهندسی فرایند است. این دسته‌بندی به ما کمک می‌کند بدانیم چه درخواست‌هایی بیشتر ثبت می‌شوند و بر اساس داده‌های واقعی، فرایندهای اداری را بهتر مدیریت و اصلاح کنیم.

انتهای پیام/