به گزارش ایسکانیوز، پروژه‌های عمرانی و مهندسی در مقیاس بزرگ اغلب با هدف توسعه زیرساخت، ارتقاء کیفیت خدمات عمومی یا بهبود فرآیندهای سازمانی آغاز می‌شوند. اما در عمل، بسیاری از این پروژه‌ها با تأخیرهای قابل‌توجه و افزایش شدید هزینه مواجه می‌شوند. این اتفاق معمولاً نتیجه‌ی چند اشتباه تکراری در مراحل برنامه‌ریزی، اجرا و نظارت است.
در همین راستا، استفاده از ابزارهایی مانند نرم افزار کنترل مدارک مهندسی آفام نقش مؤثری در کاهش خطاها، بهبود مدیریت اطلاعات و تصمیم‌گیری دقیق‌تر دارد.
در این مقاله، به پنج اشتباه متداول در مدیریت پروژه‌های بزرگ اشاره می‌کنیم که در صورت عدم توجه، می‌توانند هزینه‌های پیش‌بینی‌نشده‌ای ایجاد کنند.
۱. نبود تحلیل دقیق پیش از شروع پروژه
یکی از دلایل اصلی افزایش هزینه‌ها در پروژه‌های بزرگ، شروع بدون تحلیل کامل و واقع‌بینانه است. گاهی پروژه‌ها با اطلاعات ناقص، فرضیات خوش‌بینانه یا بدون شناخت کافی از شرایط محیطی و اجرایی آغاز می‌شوند.
در چنین شرایطی، پس از شروع پروژه مشخص می‌شود که برخی از پیش‌فرض‌ها اشتباه بوده‌اند، نیاز به بازطراحی وجود دارد یا منابع کافی تأمین نشده‌اند. این اصلاحات اجباری باعث اتلاف منابع و زمان می‌شوند.
تحقیقات اولیه دقیق، مطالعات امکان‌سنجی و تحلیل هزینه–فایده از جمله اقداماتی هستند که باید پیش از آغاز پروژه به‌طور کامل انجام شوند.
۲. مدیریت ضعیف مدارک و مستندات فنی
در پروژه‌هایی که تیم‌های مختلف درگیر هستند، داشتن یک سیستم دقیق برای کنترل و مدیریت مدارک امری ضروری است. در نبود چنین سیستمی، ممکن است نسخه‌های متفاوتی از یک نقشه یا سند همزمان در گردش باشند، که منجر به اجرای اشتباه یا تکرار کارها می‌شود.
ابزارهایی مانند نرم‌افزارهای تخصصی کنترل مدارک، با فراهم کردن محیطی متمرکز و قابل‌ردیابی، از وقوع چنین خطاهایی جلوگیری می‌کنند. نرم افزار کنترل مدارک مهندسی آفام یکی از این راهکارهاست که امکان دسته‌بندی، پیگیری، و اشتراک‌گذاری مستندات فنی را در سطحی حرفه‌ای فراهم می‌کند.
۳. تخمین‌های نادقیق و برنامه‌ریزی غیرواقع‌بینانه
یکی دیگر از چالش‌های مهم، تخمین‌هایی است که بر اساس داده‌های ناقص یا خوش‌بینی بیش از حد انجام می‌شوند. چنین برنامه‌ریزی‌هایی معمولاً فاقد حاشیه اطمینان کافی هستند و در مواجهه با چالش‌های طبیعی یا تغییرات بازار به‌سرعت ناپایدار می‌شوند.
برای کاهش این نوع ریسک‌ها، باید از مدل‌های تخمین‌زنی دقیق‌تری استفاده کرد و در طراحی برنامه زمانی، فازبندی پروژه و برآورد منابع، سناریوهای مختلف را شبیه‌سازی نمود.
۴. نادیده گرفتن ریسک‌ها و عدم مدیریت فعال آن‌ها
پروژه‌های بزرگ به‌صورت طبیعی با طیفی از ریسک‌ها همراه هستند؛ از تغییرات ناگهانی در قیمت مواد اولیه گرفته تا مسائل لجستیکی، اختلافات قراردادی یا مشکلات نیروی انسانی. یکی از اشتباهات رایج این است که مدیران پروژه برنامه خاصی برای مدیریت این ریسک‌ها تعریف نمی‌کنند.
توسعه یک برنامه مدیریت ریسک، شناسایی ریسک‌های احتمالی، طراحی پاسخ‌های مناسب و پایش مداوم آن‌ها می‌تواند از بسیاری از هزینه‌های اضافی جلوگیری کند.
۵. ضعف در گزارش‌دهی و مستندسازی پیشرفت پروژه
بدون یک ساختار شفاف برای گزارش‌دهی وضعیت پروژه، تیم‌های اجرایی و مدیران ارشد نمی‌توانند تصمیمات به‌موقع و مبتنی بر اطلاعات بگیرند. این موضوع باعث می‌شود مشکلات کوچک، به چالش‌های بزرگ تبدیل شوند.
ایجاد داشبوردهای مدیریتی، گزارش‌های تحلیلی مستمر و اشتراک‌گذاری اطلاعات میان ذی‌نفعان، به بهبود تصمیم‌گیری، هماهنگی و بهره‌وری پروژه کمک شایانی می‌کند.
نتیجه‌گیری: کیفیت مدیریت، ضامن بهره‌وری پروژه است
در پروژه‌های بزرگ، موفقیت به کیفیت مدیریت و کنترل بستگی دارد. با حذف تصمیمات احساسی، تقویت فرآیندهای برنامه‌ریزی و مستندسازی، و استفاده از ابزارهای حرفه‌ای، می‌توان از بسیاری از هزینه‌های اضافی جلوگیری کرد.
فراموش نکنیم که هر پروژه، یک فرصت است؛ اما تنها در صورتی که مدیریت آن بر پایه اطلاعات دقیق، ساختار مشخص و ابزارهای کارآمد بنا شده باشد.
نظر شما