به گزارش خبرنگار استانی ایسکانیوز از کرمان؛ تا چند سال قبل، نقش روابط عمومی در بسیاری از سازمانها به انتشار خبر فعالیت مدیران، تهیه گزارش عملکرد و انعکاس برنامههای رسمی محدود میشد؛ اما تغییرات گسترده در فضای رسانهای، این تعریف سنتی را با چالش جدی مواجه کرده است. امروز مخاطب منتظر انتشار خبر رسمی نمیماند، روایتها در شبکههای اجتماعی شکل میگیرند و سازمانی موفقتر است که بتواند سریع، دقیق و مسئولانه با جامعه ارتباط برقرار کند.
تحولات فناوری ارتباطات، ظهور رسانههای اجتماعی و ورود ابزارهای مبتنی بر هوش مصنوعی، ساختار اطلاعرسانی را از اساس تغییر داده است. در گذشته، سازمانها کنترل بیشتری بر زمان و نحوه انتشار اطلاعات داشتند، اما اکنون هر رویداد میتواند پیش از آنکه در کانال رسمی یک دستگاه منتشر شود، در فضای عمومی بازتاب پیدا کند.
این شرایط برای دستگاههایی که با موضوعات حساس اجتماعی، قضایی، امنیتی و عمومی سر و کار دارند، اهمیت بیشتری دارد. فاصله میان زمان وقوع یک اتفاق و زمان انتشار روایت رسمی، گاهی فرصتی برای شکلگیری برداشتهای ناقص، شایعات یا تحلیلهای غیرواقعی ایجاد میکند.
مسئله اصلی در این میان، تضاد میان سرعت و صحت است؛ از یک سو جامعه امروز انتظار دریافت سریع اطلاعات دارد و از سوی دیگر دستگاههای رسمی موظف هستند اطلاعات دقیق، تاییدشده و مسئولانه ارائه کنند. مدیریت این فاصله نیازمند تغییر نگاه به روابط عمومی و تبدیل آن از یک واحد اجرایی به یک بخش راهبردی در سازمان است.
رضا ذوالفعلینژاد، مدیرکل زندانها و اقدامات تأمینی و تربیتی استان کرمان، با تأکید بر همین ضرورت، معتقد است روابط عمومیها در شرایط جدید باید از نقش سنتی فاصله بگیرند و به سمت مدیریت هوشمند ارتباطات حرکت کنند.
به گفته وی، مهمترین چالش امروز روابط عمومیها، سرعت بسیار بالای انتشار اخبار در فضای مجازی در مقابل فرآیندهای رسمی تأیید اطلاعات است. در شرایطی که یک خبر یا حتی یک شایعه میتواند در مدت کوتاهی میان هزاران نفر منتشر شود، سازمانها باید سازوکاری داشته باشند که ضمن حفظ دقت، بتوانند پاسخگویی بهنگام نیز داشته باشند.
این تغییر رویکرد البته تنها به ابزارهای فنی محدود نمیشود. تحول واقعی زمانی اتفاق میافتد که مدیران سازمانها جایگاه روابط عمومی را در فرآیند تصمیمگیری به رسمیت بشناسند. روابط عمومی نباید صرفاً در پایان یک تصمیم برای اطلاعرسانی درباره آن وارد عمل شود، بلکه باید از ابتدای مسیر در جریان تحلیل شرایط، شناخت افکار عمومی و پیشبینی پیامدهای رسانهای تصمیمها حضور داشته باشد.
در بسیاری از سازمانهای موفق دنیا، واحدهای ارتباطات سازمانی بخشی از اتاق فکر مدیریت محسوب میشوند. این واحدها با تحلیل دادههای اجتماعی، رصد رسانهها و شناخت نگرش مخاطبان، به مدیران کمک میکنند تصمیمهایی اتخاذ کنند که علاوه بر کارآمدی اجرایی، قابلیت پذیرش اجتماعی نیز داشته باشد.
یکی از مهمترین تغییرات عصر جدید، عبور از اطلاعرسانی یکطرفه به سمت ارتباط دوسویه است. در مدل سنتی، سازمان پیام خود را منتشر میکرد و مخاطب دریافتکننده بود؛ اما امروز مخاطبان نهتنها دریافتکننده پیام هستند، بلکه با واکنشها، نقدها و تولید محتوا، در شکلدهی به روایت عمومی نقش دارند.
به همین دلیل روابط عمومی مدرن باید علاوه بر انتشار اخبار، شنونده جامعه نیز باشد. شناخت دغدغههای مردم، بررسی بازخوردها و تحلیل فضای عمومی، به سازمانها کمک میکند پیش از تبدیل یک مسئله کوچک به بحران رسانهای، برای آن راهحل پیدا کنند.
ورود هوش مصنوعی نیز این روند را سرعت بخشیده است. ابزارهای جدید میتوانند در تحلیل حجم گستردهای از دادههای رسانهای، شناسایی روندهای خبری، بررسی احساسات مخاطبان و حتی پیشبینی موضوعات حساس به روابط عمومیها کمک کنند.
البته استفاده از فناوریهای جدید نیازمند آموزش و نگاه حرفهای است. هوش مصنوعی نمیتواند جایگزین تفکر انسانی، شناخت اجتماعی و مسئولیتپذیری رسانهای شود، بلکه باید به عنوان ابزاری برای افزایش سرعت، دقت و کیفیت عملکرد مورد استفاده قرار گیرد.
یکی از نگرانیهای مطرح در این حوزه، استفاده نادرست از فناوری است. تولید محتوای بدون بررسی، انتشار سریع اطلاعات تاییدنشده یا وابستگی بیش از حد به ابزارهای خودکار میتواند اعتماد عمومی را کاهش دهد. بنابراین، اصل اساسی همچنان اعتبار، صحت و مسئولیتپذیری ارتباطی است.
تجربه سالهای اخیر نشان داده است سازمانهایی که ارتباط مؤثر با جامعه دارند، در شرایط بحرانی نیز سرمایه اجتماعی بیشتری در اختیار دارند. اعتماد عمومی یک دارایی تدریجی است که با شفافیت، پاسخگویی و حضور فعال رسانهای ساخته میشود.
برای دستگاههای دولتی و عمومی، این موضوع اهمیت دوچندان دارد؛ زیرا عملکرد آنها مستقیماً با زندگی مردم ارتباط دارد و هرگونه ضعف ارتباطی میتواند برداشت جامعه از عملکرد واقعی سازمان را تحت تأثیر قرار دهد.
در چنین شرایطی، حمایت مدیران از روابط عمومی تنها به تأمین تجهیزات یا امکانات محدود نمیشود. مهمترین حمایت، اعتماد به نقش تخصصی این حوزه و مشارکت دادن آن در تصمیمسازیهاست.
روابط عمومیای که به اطلاعات دقیق دسترسی نداشته باشد، امکان تحلیل شرایط را پیدا نمیکند. همچنین روابط عمومیای که صرفاً به انتشار اخبار پس از تصمیمها محدود شود، نمیتواند نقش پیشگیرانه خود را ایفا کند.
مدیریت هوشمند ارتباطات نیازمند سه عنصر اصلی است؛ نیروی انسانی متخصص، دسترسی به فناوریهای نوین و جایگاه سازمانی موثر. ترکیب این سه عامل میتواند روابط عمومی را از یک واحد اطلاعرسان به یک مرکز مدیریت ارتباطات و سرمایه اجتماعی تبدیل کند.
امروز دیگر موفقیت یک دستگاه تنها با تعداد پروژههای اجراشده یا گزارشهای منتشرشده سنجیده نمیشود؛ بلکه توانایی آن در گفتوگو با جامعه، پاسخگویی به افکار عمومی و ایجاد اعتماد نیز بخش مهمی از ارزیابی عملکرد سازمانهاست.
عبور از اطلاعرسانی سنتی به مدیریت هوشمند ارتباطات، یک انتخاب نیست؛ ضرورتی است که تغییرات رسانهای و فناوری به همه سازمانها تحمیل کردهاند. دستگاههایی که زودتر این تغییر را درک کنند، نهتنها در مدیریت بحرانها موفقتر خواهند بود، بلکه ارتباط پایدارتر و اعتماد بیشتری از سوی جامعه به دست خواهند آورد.
خبرنگار: زهرا اسکندری
انتهای خبر./
نظر شما